ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ
Звягельської районної державної адміністрації
Житомирської області
1. Загальні положення:
1. Архівний відділ Звягельської районної державної адміністрації Житомирської області (далі – відділ) є структурним підрозділом районної держадміністрації, що утворюється головою районної держадміністрації, входить до її складу і в межах району забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства.
2. Відділ підпорядкований голові райдержадміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державній архівній службі України та державному архіву Житомирської області.
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, інших міністерств та центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови обласної, районної держадміністрацій, наказами директора державного архіву Житомирської області, а також цим Положенням.
4. Відділ є юридичною особою публічного права.
2. Основними завданнями відділу є:
1)реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;
2) координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;
3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі функції:
1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади з питань архівної справи і діловодства та здійснює контроль за їх реалізацією;
2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;
3) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у питаннях архівної справи і діловодства;
4) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку архівної галузі на території району та вживає заходів до усунення недоліків;
5) бере участь у підготовці пропозицій до проєктів районних програм соціально-економічного та культурного розвитку району;
6) вносить пропозиції до зведеного бюджетного запиту районної державної адміністрації на відповідний рік;
7) забезпечує ефективне і цільове використання бюджетних коштів;
8) бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку;
9) розробляє проєкти розпоряджень голови райдержадміністрації, у визначених законом випадках – проєкти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень;
10) бере участь у погодженні проєктів нормативно-правових актів, розроблених іншими структурними підрозділами райдержадміністрації;
11) бере участь у розробленні проєктів розпоряджень голови райдержадміністрації, проєктів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи районної державної адміністрації;
12) бере участь у підготовці звітів голови райдержадміністрації для їх розгляду на сесії районної ради;
13) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові держадміністрації;
14) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
15) готує або бере участь у підготовці проєктів угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;
16) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;
17) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;
18) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
19) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;
20) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади;
21) веде контроль за здійсненням органами місцевого самоврядування району делегованих повноважень органів виконавчої влади;
22) забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;
23) забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
24) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);
25) забезпечує захист персональних даних;
26) складає і за погодженням з державним архівом Житомирської області подає для затвердження в установленому порядку проєкти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;
27) забезпечує зберігання, облік і охорону:
документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу на зберігання органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;
документів особового походження;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до них;
28) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
29) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;
30) інформує державний архів Житомирської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
31) веде облік юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, на підставі затверджених списків;
32) подає на затвердження державному архіву Житомирської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;
33) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в державних органах, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій району незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;
34) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);
35) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву Житомирської області;
36) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з науково-технічного опрацювання (упорядкування) документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;
37) передає державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
38) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
39) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування відділу;
40) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;
41) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;
42) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;
43) здійснює інші передбачені законом повноваження.
4. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань та функцій має право:
1) одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів районної держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;
2) залучати до виконання окремих робіт, участі у виконанні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);
3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи райдержадміністрації у сфері архівної справи;
4) користуватися в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку та іншими технічними засобами;
5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;
6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій району незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
12) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;
13) Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
5. Взаємодія з іншими суб’єктами
Відділ в установленому законом порядку та межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами державної влади, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на відділ завдань та здійснення за планових заходів.
6. Керівництво
Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної держадміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з державним архівом області як її структурним підрозділом, визначаються компетенція, права та обов’язки начальника архівного відділу.
Начальник архівного відділу РДА здійснює визначені Законом України „Про державну службу” повноваження керівника державної служби в архівному відділі.
Начальник архівного відділу може мати одного заступника, який призначається та звільняється з посади начальником відділу відповідно до законодавства про державну службу.
На час відсутності начальника відділу, у зв’язку з відпусткою, хворобою, відрядженням, тощо, його заступник або головний спеціаліст, який входить до складу відділу, виконує його обов’язки.
Начальник відділу має такі права та обов’язки:
1) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;
2) подає на затвердження голові держадміністрації Положення про архівний відділ;
3) затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;
4) планує роботу архівного відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи держадміністрації;
5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи структурного підрозділу;
6) звітує перед головою держадміністрації, державним архівом області про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
7) може входити до складу колегії райдержадміністрації, колегії державного архіву області;
8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії райдержадміністрації, колегії державного архіву області питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проєкти відповідних рішень;
9) може брати участь у засіданнях дорадчих органів районної державної адміністрації, державного архіву області, органів місцевого самоврядування з питань, віднесених до повноважень відділу;
10) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва РДА;
11) видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання.
Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін’юсту;
12) подає на затвердження голові адміністрації проєкт кошторису відділу;
13) розпоряджається коштами відділу в межах затвердженого головою райдержадміністрації кошторису;
14) здійснює добір кадрів;
15) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців відділу;
16) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;
17) забезпечує дотримання працівниками архівного відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;
18) затверджує функціональні обов’язки працівників відділу;
19) вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються у архівному відділі, юридичним особам у користування поза архівним відділом та про доступ користувачів до роботи над документами;
20) здійснює інші повноваження, визначені законом.
7. Дорадчі органи (експертна комісія)
Для проведення експертизи цінності документів у відділі утворюється експертна комісія.
Положення експертної комісії та її склад затверджує начальник відділу відповідно до Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 19 червня 2013 року № 1226/5 „Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради”.
8. Головні спеціалісти архівного відділу
Функції, права та обов’язки головних спеціалістів архівного відділу райдержадміністрації:
1) головний спеціаліст забезпечує зберігання, облік і охорону документів НАФ на різних носіях інформації, переданих йому органами державної влади, органами місцевого самоврядування, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, громадянами, які діяли або діють на території колишнього району, що увійшов до меж новоутвореного району відповідно до
постанови Верховної Ради України від 17 липня 2020 р. № 807-ІХ „Про утворення та ліквідацію районів”;
2) обробляє запити фізичних і юридичних осіб та готує архівні довідки (копії, витяги) на підставі архівних документів, що зберігаються в підрозділі;
3) за дорученням керівника архівного відділу перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій району незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок; надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання документів;
4) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
5) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з науково-технічного опрацювання (упорядкування) документів та використання відомостей, що містяться в них;
6) здійснює інші повноваження, визначені законом.
Головний спеціаліст архівного відділу районної державної адміністрації має право засвідчувати в межах делегованих йому начальником архівного відділу повноважень виготовлені на підставі архівних документів, що зберігаються в підрозділі, архівні довідки, архівні копії та витяги з архівних документів.
9. Прикінцеві пункти положення:
1) відділ утримується за рахунок коштів Державного бюджету України;
2) граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень;
3) штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова райдержадміністрації;
4) рішення про реорганізацію або ліквідацію відділу приймає голова райдержадміністрації;
5) відділ, як юридична особа публічного права, має самостійний кошторис, печатки із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки;
6) відділ є бюджетною установою та не має на меті одержання прибутку;
7) кошти від надання платних послуг відділом надходять на спеціальний рахунок відділу в управлінні державної казначейської служби України у районі та використовуються для потреб відділу;
8) бухгалтерсько-фінансовий супровід коштів, які надійшли від платних послуг, здійснює бухгалтер, закріплений за відділом.